Políticas de tratamiento de datos personales

El PARTIDO POLÍTICO SOMOS con domicilio en Bogotá, dirección Calle 34 # 29 – 18 Barrio Teusaquillo- Localidad Teusaquillo – Bogotá, dirección electrónica presidencia@partidosomos.co  y teléfono 3157101093 pone a conocimiento de los Titulares de los Datos Personales que sean tratados de cualquier manera por el PARTIDO POLÍTICO SOMOS esta Política de tratamiento de datos personales, dando cumplimiento con ello a la Ley 1581 de 2012 y al Decreto 1377 de 2013.

El propósito principal de esta Política es poner en conocimiento de los Titulares de los Datos Personales los derechos que les asisten, los procedimientos y mecanismos dispuestos por el PARTIDO POLÍTICO SOMOS para hacer efectivos esos derechos de los Titulares, y darles a conocer el alcance y la finalidad del Tratamiento al cual serán sometidos los Datos Personales en caso de que el Titular otorgue su autorización expresa, previa e informada.

1 Definiciones principales

  1. a) Autorización: Es el consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de sus Datos Personales.
  2. b) Autorizado: Es la persona jurídica y todas las personas bajo la responsabilidad del proyecto, que por virtud de la Autorización y de estas Políticas tienen legitimidad para Tratar los Datos Personales del Titular.
  3. c) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  4. d) Base de Datos: Es el conjunto organizado de Datos Personales que sean objeto de Tratamiento, de manera física o automatizada.
  5. e) Dato Personal: Es cualquier información de cualquier tipo, vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales o jurídicas determinadas o determinables.
  6. f) Dato Público: Es el Dato Personal calificado como tal según los mandatos de la ley o de la Constitución Política y aquel que no sea semiprivado, privado o sensible. Son públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio, a su calidad de comerciante o de servidor público y aquellos que puedan obtenerse sin reserva alguna. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  7. g) Dato Sensible: Es el Dato Personal que afecta la intimidad del Titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen afiliaciones sindicales, el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas, morales o filosóficas, la pertenencia a sindicatos , organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o que garanticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual, y los datos biométricos.
  8. h) Encargado del Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de Datos Personales por cuenta del Responsable del Tratamiento.
  9. i) Hábeas Data: Garantía sobre la adecuada manipulación de la información personal que se encuentra bajo conocimiento de terceros. Permite impedir los abusos y corregir los errores involuntarios en la administración y publicación de los dichos datos.
  10. j) Habilitación: Es la legitimación que expresamente y por escrito mediante contrato o documento que haga sus veces, otorgue el proyecto a terceros, en cumplimiento de la Ley aplicable, para el Tratamiento de Datos Personales, convirtiendo a tales terceros en Encargados del Tratamiento de los Datos Personales entregados o puestos a disposición.
  11. k) Responsable de Tratamiento: Es la persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la Base de Datos y/o el Tratamiento de los Datos Personales.
  12. l) Titular: Es la persona natural a quien se refiere la información que reposa en una Base de Datos, y quien es el sujeto del derecho de hábeas data.
  13. m) Transferencia: (Cesión) envío de información a un responsable puede ser internacional.
  14. n) Transmisión: (Encargo) envío de información a un encargado.
  15. o) Tratamiento: Es toda operación y procedimiento sistemático, electrónico o no, que permita la recolección, conservación, ordenamiento, almacenamiento, modificación, relacionamiento, uso, circulación, evaluación, bloqueo, destrucción y en general, el procesamiento de Datos Personales, así como también su transferencia a terceros a través de comunicaciones, consultas, interconexiones, cesiones, mensajes de datos.

2 Principios

El PARTIDO POLÍTICO SOMOS, en el desarrollo de sus actividades recolectará, utilizará, almacenará, transmitirá y realizará diversas operaciones sobre los datos personales de los Titulares. En todo Tratamiento de Datos Personales realizado por el PARTIDO POLÍTICO SOMOS, los Responsables, Encargados y/o terceros a quienes se les transfieran o transmitan Datos Personales deberán dar cumplimiento a los principios y reglas establecidas en la Ley y en esta Política, con el fin de garantizar el derecho al habeas data de los Titulares y dar cumplimiento a las obligaciones de Ley Estos principios son:

  1. a) Autorización previa: Todo Tratamiento de Datos Personales se llevará cabo una vez se haya obtenido la Autorización previa, expresa e informada del Titular, salvo que la Ley establezca una excepción a esta regla.
  2. b) Finalidad autorizada: Toda actividad de Tratamiento de Datos Personales debe obedecer a las finalidades mencionadas en esta Política o en la Autorización otorgada por el Titular de los Datos Personales, o en los documentos específicos donde se regule cada tipo o proceso de Tratamiento de Datos Personales. La finalidad del Tratamiento particular de un Dato Personal debe ser informada al Titular del Dato Personal al momento de obtener su Autorización. Los Datos Personales no podrán ser tratados por fuera de las finalidades informadas y consentidas por los Titulares de los Datos.
  3. c) Calidad del Dato: El Dato Personal sometido a Tratamiento debe ser veraz, completo, exacto, actualizado, comprobable y comprensible. Cuando se esté en poder de Datos Personales parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error, el PARTIDO POLÍTICO SOMOS deberá abstenerse de Tratarlos, o solicitar a su titular la completitud o corrección de la información.
  4. d) Entrega de información al Titular: Cuando el Titular lo solicite, el PARTIDO POLÍTICO SOMOS deberá entregarle la información acerca de la existencia de Datos Personales que le conciernan al solicitante.
  5. e) Circulación restringida: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados por aquel personal del PARTIDO POLÍTICO SOMOS que cuenten con acceso autorizado para su tratamiento , o quienes dentro de sus funciones tengan a cargo la realización de tales actividades. No podrá entregarse Datos Personales a quienes no cuenten con Autorización o no hayan sido habilitados por el PARTIDO POLÍTICO SOMOS para llevar a cabo el Tratamiento.
  6. f) Temporalidad: El PARTIDO POLÍTICO SOMOS no usará la información del titular más allá del plazo razonable que exija la finalidad que fue informada al Titular de los Datos Personales o dentro de los parámetros de la ley mientras así lo requiera.
  7. g) Acceso restringido: Salvo por los Datos expresamente autorizados, el PARTIDO POLÍTICO SOMOS no podrá hacer disponibles Datos Personales para su acceso a través de Internet u otros medios masivos de comunicación, a menos que se establezcan medidas técnicas y de seguridad que permitan controlar el acceso y restringirlo solo a las personas Autorizadas.
  8. h) Confidencialidad: El PARTIDO POLÍTICO SOMOS debe siempre realizar el Tratamiento disponiendo las medidas técnicas, humanas y administrativas que resulten necesarias para mantener la confidencialidad del dato y para evitar que sea éste consultado, usado, accedido o conocido por personas no Autorizadas o por personas Autorizadas y no Autorizadas de manera fraudulenta. Todo nuevo proceso que implique el Tratamiento de Datos Personales deberá implementar esta Política de Tratamiento para asegurar el cumplimiento de esta regla.
  9. i) Confidencialidad y Tratamiento posterior: Todo Dato Personal que no sea Dato Público debe tratarse por los Responsables como confidencial, aun cuando la relación contractual o el vínculo entre el Titular del Dato Personal y el PARTIDO POLÍTICO SOMOS haya terminado. A la terminación de dicho vínculo, tales Datos Personales deben continuar siendo Tratados de conformidad con esta Política y con la Ley.
  10. j) Individualidad: El PARTIDO POLÍTICO SOMOS mantendrá de manera separada las bases de datos en las que tiene la calidad de Encargado de las bases de datos en las que es Responsable.
  11. k) Necesidad: Los Datos Personales solo pueden ser Tratados durante el tiempo y en la medida que el propósito de su Tratamiento lo justifique.

3 Tratamiento y Finalidades

Los Datos Personales tratados por el PARTIDO POLÍTICO SOMOS deberán someterse estrictamente únicamente a las finalidades que se señalan a continuación. Así mismo los Encargados o terceros que tengan acceso a los Datos Personales por virtud de Ley o contrato, mantendrán el Tratamiento dentro de las siguientes finalidades:

  1. a) Actividades asociativas, culturales, recreativas, deportivas y sociales – Gestión de asociados o miembros de partidos políticos, sindicatos, iglesias, confesiones o comunidades religiosas y asociaciones, fundaciones y otras entidades sin ánimo de lucro.
  2. b) Finalidades varias – Atención al ciudadano/ciudadano (Gestión PQR).
  3. c) Finalidades varias – Campañas de Actualización de datos e información de cambios en el tratamiento de datos personales.
  4. d) Finalidades varias – Remisión de información a los titulares, relacionada con el objeto social de la organización.
  5. e) Gestionar toda la información necesaria para el cumplimiento de las obligaciones tributarias y de registros comerciales, corporativos y contables del PARTIDO POLÍTICO SOMOS
  6. f) Cumplir con los procesos internos del PARTIDO POLÍTICO SOMOS en materia de administración de proveedores y contratistas.
  7. g) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento y que sean comunicadas a los Titulares en el momento de la recolección de los datos personales.
  8. h) Procesos al interior del PARTIDO POLÍTICO SOMOS, con fines de desarrollo u operativo y/o de administración de sistemas.
  9. i) La transmisión de datos a terceros con los cuales se hayan celebrado contratos con este objeto, para fines comerciales, administrativos, de mercadeo y/o operativos, incluyendo pero sin limitarse a la expedición de carnets, certificados personalizados y certificaciones a terceros, de acuerdo con las disposiciones legales vigentes.
  10. j) Las demás finalidades que determinen los Responsables en procesos de obtención de Datos Personales para su Tratamiento, con el fin de dar cumplimiento a las obligaciones legales y regulatorias, así como de las políticas del PARTIDO POLÍTICO SOMOS

 

4 Derechos del Titular de los Datos Personales

De acuerdo con la Ley, los Titulares de Datos Personales tienen los siguientes derechos:

  1. a) Conocer, actualizar y rectificar sus Datos Personales frente al PARTIDO POLÍTICO SOMOS o los Encargados del Tratamiento de los mismos. Este derecho se podrá ejercer, entre otros frente a datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo Tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
  2. b) Solicitar prueba de la Autorización otorgada al PARTIDO POLÍTICO SOMOS, salvo que la Ley indique que dicha Autorización no es necesaria.
  3. c) Presentar solicitudes ante el PARTIDO POLÍTICO SOMOS o el Encargado del Tratamiento respecto del uso que le ha dado a sus Datos Personales, y a que éstas le entreguen tal información.
  4. d) Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones a la Ley.
  5. e) Revocar su Autorización y/o solicitar la supresión de sus Datos Personales de las bases de datos del PARTIDO POLÍTICO SOMOS, cuando la Superintendencia de Industria y Comercio haya determinado mediante acto administrativo definitivo que en el Tratamiento el PARTIDO POLÍTICO SOMOS o el Encargado del Tratamiento ha incurrido en conductas contrarias a la Ley o cuando no hay una obligación legal o contractual de mantener el Dato Personal en la base de datos del Responsable.
  6. f) Solicitar acceso y acceder en forma gratuita a sus Datos Personales que hayan sido objeto de Tratamiento de acuerdo con el artículo 21 del Decreto 1377 del 2013.
  7. g) Conocer las modificaciones a los términos de esta Política de manera previa y eficiente a la implementación de las nuevas modificaciones o, en su defecto, de la nueva Política de tratamiento de datos personales.
  8. h) Tener fácil acceso al texto de esta Política y sus modificaciones.
  9. i) Acceder de manera fácil y sencilla a los Datos Personales que se encuentran bajo el control del PARTIDO POLÍTICO SOMOS para ejercer efectivamente los derechos que la Ley les otorga a los Titulares.
  10. j) Conocer el área o persona facultada por el PARTIDO POLÍTICO SOMOS frente a quien podrá presentar quejas, consultas, reclamos y cualquier otra solicitud sobre sus Datos Personales.

Los Titulares podrán ejercer sus derechos de Ley y realizar los procedimientos establecidos en esta Política, mediante la identificación adecuada del titular. Los menores de edad podrán ejercer sus derechos personalmente, o a través de sus padres o los adultos que detenten la patria potestad, quienes deberán demostrarlo mediante la documentación pertinente. Así mismo podrán ejercer los derechos del Titular los causahabientes que acrediten dicha calidad, el representante y/o apoderado del titular con la acreditación correspondiente y aquellos que han hecho una estipulación a favor de otro o para otro.

5 Encargado de Protección de Datos Personales

El PARTIDO POLÍTICO SOMOS ha designado a la gestión de Servicio al Ciudadano como Responsable de la recepción y atención de peticiones, quejas, reclamos y consultas de todo tipo relacionadas con los Datos Personales. La persona encargada de Servicio al Ciudadano tramitará las consultas y reclamaciones en materia de Datos Personales de conformidad con la Ley y esta política.

Algunas de las funciones particulares de esta área en relación con Datos Personales son:

  1. a) Recibir las solicitudes de los Titulares de Datos Personales, tramitar y responder aquellas que tengan fundamento en la Ley o estas Políticas, como por ejemplo: solicitudes de actualización de Datos Personales; solicitudes de conocer los Datos Personales; solicitudes de supresión de Datos Personales, solicitudes de información sobre el uso dado a sus Datos Personales, solicitudes de actualización de los Datos Personales, solicitudes de prueba de la Autorización otorgada, cuando ella hubiere procedido según la Ley.
  2. b) Dar respuesta a los Titulares de los Datos Personales sobre aquellas solicitudes que no procedan de acuerdo con la Ley.

Los datos de contacto del Servicio al Ciudadano son:

Dirección física:

Dirección electrónica:

Teléfono: (+57-1)

Cargo de la persona de contacto:

6 Procedimientos para ejercer los derechos de los Titulares de los Datos Personales

6.1. Consultas

El PARTIDO POLÍTICO SOMOS dispondrá de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, sus representantes y/o apoderados y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen consultas respecto de cuáles son los Datos Personales del Titular que reposan en las Bases de Datos del PARTIDO POLÍTICO SOMOS.

Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, electrónicos a través del correo de Servicio al Ciudadano info@partidosomos.co  o telefónicamente en la línea de atención (+57-1) 3157101093, encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.

Cualquiera que sea el medio, el PARTIDO POLÍTICO SOMOS guardará prueba de la consulta y su respuesta.

  1. a) Si el solicitante tuviere capacidad para formular la consulta, de conformidad con los criterios de acreditación establecidos en la Ley 1581 y el Decreto 1377, el PARTIDO POLÍTICO SOMOS recopilará toda la información sobre el Titular que esté contenida en el registro individual de esa persona o que esté vinculada con la identificación del Titular dentro de las bases de datos del PARTIDO POLÍTICO SOMOS y se la hará conocer al solicitante.
  2. b) El Responsable de atender la consulta dará respuesta al solicitante siempre y cuando tuviere derecho a ello por ser el Titular del Dato Personal, su causahabiente, apoderado, representante o sea el responsable legal en el caso de menores de edad. Esta respuesta se enviará dentro de los diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha en la que la solicitud fue recibida por el PARTIDO POLÍTICO SOMOS.
  3. c) En caso de que la solicitud no pueda ser atendida a los diez (10) hábiles, se contactará al solicitante para comunicarle los motivos por los cuales el estado de su solicitud se encuentra en trámite. Para ello se utilizará el mismo medio o uno similar al que fue utilizado por el Titular para su comunicar su solicitud.
  4. d) La respuesta definitiva a todas las solicitudes no tardará más de quince (15) días hábiles desde la fecha en la que la solicitud inicial fue recibida por el PARTIDO POLÍTICO SOMOS

6.2. Reclamos

El PARTIDO POLÍTICO SOMOS dispone de mecanismos para que el Titular, sus causahabientes, representante y/o apoderados y/o los representantes de menores de edad Titulares, formulen reclamos respecto de (i) Datos Personales Tratados por el PARTIDO POLÍTICO SOMOS que deben ser objeto de corrección, actualización o supresión, o (ii) el presunto incumplimiento de los deberes de Ley del PARTIDO POLÍTICO SOMOS.

Estos mecanismos podrán ser físicos como trámite de ventanilla, electrónicos a través del correo de Servicio al Ciudadano info@partidosomos.co  o telefónicamente en la línea de atención (+57- 3157101093), encargados de recibir las peticiones, quejas y reclamos en los teléfonos.

  1. e) El reclamo deberá ser presentado por el Titular, sus causahabientes o representantes o acreditados de conformidad con la Ley 1581 y el Decreto 1377, así:

Deberá dirigirse al PARTIDO POLÍTICO SOMOS por vía electrónica a la dirección de correo info@partidosomos.co  ;  físicamente la dirección Calle 34 # 29 – 18 Barrio Teusaquillo- Localidad Teusaquillo – Bogotá; o telefónicamente en la línea de atención (+57-1) 3157101093.

Deberá contener el nombre y documento de identificación del Titular.

Deberá contener una descripción de los hechos que dan lugar al reclamo y el objetivo perseguido (actualización, corrección o supresión, o cumplimiento de deberes).

Deberá indicar la dirección y datos de contacto e identificación del reclamante.

Deberá acompañarse por toda la documentación que el reclamante quiera hacer valer.

El PARTIDO POLÍTICO SOMOS antes de atender el reclamo verificará la identidad del Titular del Dato Personal, su representante y/o apoderado. Para ello puede exigir la presentación de la cédula de ciudadanía o documento de identificación original del Titular, y los poderes especiales, generales o documentos que se exijan según sea el caso.

  1. f) Si el reclamo o la documentación adicional están incompletos, el PARTIDO POLÍTICO SOMOS requerirá al reclamante por una sola vez dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Si el reclamante no presenta la documentación e información requerida dentro de los dos (2) meses siguientes a la fecha del reclamo inicial, se entenderá que ha desistido del reclamo.
  2. g) Si por cualquier hecho la persona que recibe el reclamo al interior del PARTIDO POLÍTICO SOMOS no es competente para resolverlo, dará traslado Analista de Servicio al Ciudadano dentro de los dos (2) días hábiles siguientes a haber recibido el reclamo, e informará de dicha remisión al reclamante.
  3. h) Una vez recibido el reclamo con la documentación completa, se incluirá en la Base de Datos del PARTIDO POLÍTICO SOMOS donde reposen los Datos del Titular sujetos a reclamo una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo del mismo, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Esta leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.
  4. i) El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

7 Vigencia

Esta Política rige a partir del 25 de Octubre del 2017. Los Datos Personales que sean almacenados, utilizados o transmitidos permanecerán en nuestra Base de Datos, con base en el criterio de temporalidad y necesidad, durante el tiempo que sea necesario para las finalidades mencionadas en esta Política, para las cuales fueron definidas.